Weekgast Anneke Hoogendoorn
Als projectleider evenementen is Anneke Hoogendoorn verantwoordelijk voor de organisatie van de opening van het hogeschooljaar 2010-2011 op donderdag. Voor uitvallende sprekers en andere stressfactoren draait zij haar hand niet om.
Maandag 23 augustus
Dachten we vorige week alles onder controle te hebben, viel vlak voor het weekend Tweede Kamerlid en HvA-alumna Lea Bouwmeester uit als een van de sprekers. Volgens mij speet het haar enorm, niets aan te doen. Tijdens het weekend heb ik driftig rondgebeld en gezocht naar alternatieven, maar veel mensen kreeg ik niet te pakken.
Vandaag hebben we wel gerepeteerd met de andere sprekers, gewoon in ons eigen gebouw aan het Spui. Het Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT), waar de opening donderdag plaatsvindt, is veel te duur om voor alleen zoiets af te huren. Tijdens de repetitie heb ik nog eens kritisch bekeken of de verschillende programmaonderdelen goed op elkaar zijn afgestemd en beantwoorden aan ons motto: talentontwikkeling.
Samen met mijn collega’s - ons team bestaat uit drie mensen- is het gelukt een alternatief voor Lea Bouwmeester te vinden. Nannet van der Kleijn, onderdirecteur van het AMFI, is bereid te spreken. We wachten nu nog op een akkoord van collegevoorzitter Karel van der Toorn.
Dinsdag 24 augustus
Nu alle sprekers zijn goedgekeurd, kon ik vanmorgen met de opmaker aan het papieren programma beginnen. Ook de rest van de dag zat ik aan mijn bureau gekluisterd voor de nodige telefoontjes en mails. Alle medewerkers hebben vandaag een herinneringsmail gehad, de officiële uitnodiging verstuurden we weken geleden al.
Naast de opening bereidde ik ook een receptie voor waarop alle HvA medewerkers in Almere officieel aan hun nieuwe werkgever Windesheim worden ‘overgedragen’. Jaarlijks organiseren we verschillende soorten evenementen. Dat kunnen dit soort ad hoc recepties zijn, maar ook dingen als de onderwijsconferentie en buitenlandmanifestatie.
Na werktijd stond de dag in het teken van de verhuizing van mijn zoon. Naast klussen en een bezoek aan IKEA hebben we ook nog een kast naar boven gesjouwd. Hij heeft een appartementje gevonden in Amsterdam-Oost, vanaf volgende week is hij student interactieve media. Het eerste kind dat het huis verlaat!
Woensdag 25 augustus
Inmiddels begin ik zin te krijgen in de opening. Ik heb vertrouwen in een geslaagde middag. Vandaag geen grote verrassingen meer, wel een paar last-minute klussen. Zo heb ik de bezoekerslijsten ontdubbeld en doorgestuurd naar Van der Toorn. Hij wilde graag weten wie er komen.
Met 390 aanmeldingen zitten we op een gemiddeld aantal. Ik hoop maar dat het weer een beetje meezit, zodat iedereen morgen ook daadwerkelijk op z’n fiets stapt. Als er geen rare dingen meer gebeuren, kan ik gewoon op tijd naar huis.
Morgen wordt natuurlijk een lange dag. Mijn collega’s en ik zijn vanaf ’s ochtends in het KIT. Waarom we voor die locatie gekozen hebben? We hebben als HvA een contract met verschillende gebouwen voor dit soort dagen. Het Muziekgebouw aan ‘t IJ en de Beurs van Berlage horen hier ook bij. We proberen zo veel mogelijk jaarlijkse activiteiten in dezelfde gebouwen te organiseren.
Donderdag 26 augustus
Altijd weer spannend: de grote dag zelf. Vanaf tien uur hebben we op de locatie geoefend met de techniek en de band The Secret Love Parade. Een uur voor aanvang namen de meeste sprekers namen hun verhaal nog even door, ik laadde intussen de powerpoints in.
Toen het officiële programma begon, bleek dat maar driehonderd van de bijna vierhonderd mensen die zich hadden aangemeld er waren. Dit zal wel met het slechte weer te maken hebben gehad, het verbaasde me in elk geval niets: al sinds ik projectleider evenementen binnen de HvA ben, maak ik mee dat zo’n twintig procent van de mensen uiteindelijk niet komt.
Gelukkig verliep vervolgens alles naar wens. De sprekers werden goed ontvangen, ik merkte dat de keuze voor sprekers uit de eigen gelederen aansloeg. Zelf vond ik vooral docent geschiedenis Klaas Kalkwiek geweldig, ik had nog uren naar hem kunnen luisteren. Als oud-student geschiedenis begrijp ik zijn liefde voor het vertellen van verhalen.
Tijdens de borrel viel de spanning van mij en mijn collega’s af. We zijn een hecht team, kunnen het erg goed vinden met elkaar. Een groep HvA bestuurders vertrok na de borrel richting Hotel Arena, voor het diner. Ik was daar niet bij, maar heb nog wel even doorgeborreld.
Vrijdag 27 augustus
Ondanks de borrels van gisteravond, stond ik vanmorgen alweer te sporten. Vrijdag is mijn vrije dag, maar vandaag moesten natuurlijk nog wat dingen worden afgehandeld. Niets groots hoor, gewoon een koerier die wat laatste dingen uit het KIT moest ophalen en een paar declaraties.
Ik had genoeg tijd over om thuis een financieel plan te maken met mijn oudste zoon. Nu hij het huis uit gaat, moeten we bedenken waar hij het de komende jaren allemaal van gaat doen. Verder was vandaag een relaxte dag. Gelukkig maar, want maandag moet er weer keihard gewerkt worden aan volgende evenementen.
Reageer
